Automatización de la Reconciliación de Pedidos de Supermercado en Mr D 🛒

La integración de procesos automatizados en la reconciliación de pedidos de supermercado permite una gestión financiera efectiva y precisa.

1. Introducción a la Reconciliación Financiera en Mr D 📊

El primer paso en la mejora de la reconciliación de pedidos es comprender qué es la reconciliación financiera. Este proceso es fundamental para asegurar que el flujo de fondos, ya sea de pagos realizados por los clientes o reembolsos, sea correcto. En el entorno del comercio electrónico, donde cada transacción se efectúa en un sistema automatizado, la reconciliación se vuelve aún más crítica. En Mr D, cada pedido generado en la plataforma es objeto de un proceso de reconciliación financiera que asegura que las entradas en los registros contables sean precisas y estén alineadas con las políticas internas establecidas.

2. Normativas de Reconciliación: Reglas de Negocio 🔍

Las normas de reconciliación aplicadas actualmente pueden clasificarse en dos categorías principales: reglas de pago y reglas de reembolso. Las reglas de pago estipulan:

• ¿Debería recibir un pago el cliente?
• ¿Qué monto se espera que sea pagado por parte del cliente?

Por otro lado, las reglas de reembolso abordan:

• ¿Está el cliente en espera de un reembolso?
• ¿Qué tipo de reembolso es aplicable?

La implementación rigurosa de estas reglas permite clasificar cada pedido como reconciliado o no reconciliado.

2.1. Estado de Reconciliación 👍

• Reconciliado: Un pedido se considera reconciliado cuando ha pasado por todos los controles establecidos y el flujo de fondos se alinea correctamente. En esta categoría, no se requiere ninguna acción adicional por parte del equipo financiero.
• No reconciliado: Un pedido se entrega en este estado cuando no se cumplen todas las reglas de negocio, resultando en flujos de fondos inesperados. En tal caso, el equipo financiero investiga cada pedido no reconciliado y realiza las correcciones necesarias para resolver las discrepancias.

3. Mecanismos de Corrección para Pedidos No Reconciliados 🔧

El tratamiento de pedidos que no se reconciliaron puede incluir varias acciones manuales que aseguran una resolución eficaz. Por ejemplo:

• Si un cliente tiene un reembolso pendiente debido a un pedido que no fue aceptado por el socio comercial, el equipo financiero puede emitir un crédito masivo en la billetera o un reembolso manual en la plataforma de pagos.
• En casos donde los clientes subpagan por un pedido entregado, se registra en un diario una pérdida de ingresos, conocido como pérdida alimentaria.
• Si un cliente recibe un reembolso excesivo, se documenta esta situación también como una pérdida de alimentos.
• En situaciones donde se aplica un tipo incorrecto de reembolso, pueden ser registrados o revertidos automáticamente los diarios.

Una vez realizadas estas acciones correctivas, el objetivo es que el pedido sea reconciliado, completando así el ciclo de verificación.

4. Integración de la Reconciliación de Supermercado con la Reconciliación de Alimentos 🍽️

Para garantizar que la reconciliación de pedidos de supermercado esté alineada con la de los pedidos de alimentos, se deben seguir ciertos procedimientos. Actualmente, la reconciliación se lleva a cabo dividiendo los pedidos por métodos de pago, y posteriormente se vinculan por su verticalidad. Este proceso implica:

1. Identificar todos los pedidos no reconciliados.
2. Para cada pedido, verificar si existe un pago en la billetera o en un método adicional de pago.
3. Confirmar que el monto del pago de la billetera corresponde al monto de liquidación en la entrada del libro o que el total del pedido iguala al monto en el archivo de pagos.

Implementando estos pasos, el proceso de conciliación puede volverse más eficaz, permitiendo que el equipo financiero tenga una visión clara de las transacciones y, por ende, de posibles anomalías en el flujo de fondos.

5. Conclusiones sobre la Automatización de la Reconciliación 📋

La automatización de la reconciliación de pedidos en Mr D no solo proporciona una mayor transparencia financiera, sino que también optimiza los tiempos de respuesta ante errores. La colaboración estrecha entre los equipos de producto y finanzas es esencial para el éxito de este proceso. Al involucrar a los contadores desde las primeras etapas, se obtiene una comprensión profunda de las reglas de negocio y se logra que los resultados automáticos sean confiables y alineados con las expectativas. La adaptación y la iteración son claves, no solo en la reconciliación de pedidos de supermercado sino en la mejora continua de los procesos comerciales de la organización.