Flujo de trabajo para solicitudes de productos y servicios en la gestión empresarial 🚀

Un enfoque estandarizado para conectar equipos de ventas y éxito del cliente con operaciones productivas y de servicios.

1. Introducción al flujo de trabajo 🦑

El flujo de trabajo para solicitudes de productos y servicios es una herramienta fundamental que facilitan la colaboración entre los equipos de desarrollo de productos (EPD) y de gestión de mercado (GTM). Este proceso se ha diseñado para atender nuevas oportunidades y contratos de renovación que requieran características adicionales en los productos o asistencia operativa. Al implementar un proceso estandarizado, se garantiza la claridad en los compromisos, se alinean las expectativas y se previenen malentendidos en la fase de negociación.

2. Propósito del flujo de trabajo 🐳

La implementación de este flujo de trabajo es esencial para asegurar que todas las partes involucradas comprendan de manera unificada los compromisos establecidos. Destaca por las siguientes razones:

• Alineación de recursos: Permite la asignación eficiente de recursos mediante la definición clara de roles y responsabilidades.
• Tiempo para la calibración: Proporciona el tiempo necesario para que los equipos de producto y operaciones ajusten sus estrategias y desarrollen soluciones bien pensadas.
• Documentación de acuerdos: Mantiene un registro de los compromisos alcanzados para futuras referencias, lo cual es crucial para la responsabilidad y cumplimiento de las tareas acordadas.

3. Indicadores de éxito 🎯

El éxito de este flujo de trabajo se refleja en varias métricas:

• Documentación centralizada: Todas las solicitudes importantes de los clientes son recopiladas en un único sistema.
• Evaluación colaborativa: Equipos de ventas, éxito del cliente, EPD, operaciones, soporte y onboarding pueden evaluar y firmar las decisiones de forma conjunta.
• Compromisos alineados: Se garantiza que los compromisos contractuales externos y la hoja de ruta interna de productos y operaciones estén sincronizados en cuanto al alcance y los plazos de entrega.

4. Proceso de inicio de solicitud 🏃‍♀️

Las solicitudes de nuevos clientes se inician mediante un sencillo proceso en Slack, donde los equipos de ventas o éxito del cliente pueden lanzar el flujo de trabajo correspondiente.

4.1 Verificación de criterios

Antes de proceder, es esencial comprobar que la solicitud cumpla con los siguientes criterios:

• Ingresos Anuales Recursivos (ARR): Debe ser superior a un monto determinado.
• Dirección del producto: La solicitud debe estar alineada con las prioridades del producto para los próximos 18 meses.
• Seguridad: La implementación no debe crear vulnerabilidades críticas (P1) si se apoya manualmente a corto plazo.
• Escalabilidad: No debe requerir que el servicio se expanda de manera lineal en caso de recibir solicitudes similares en el futuro.

5. Discusión y alineación en la solicitud 📊

Una vez que se ha recibido una solicitud válida, un líder de proyecto es designado para impulsar el proceso. Este líder:

• Facilita la reunión entre equipos relevantes (por ejemplo, EPD y Operaciones) para aclarar la solicitud, investigar y redactar una propuesta.
• Agrega detalles relevantes a la página de documentación en Notion.

5.1 Consideraciones clave

Al investigar, el equipo debe considerar:

• Opciones de soporte.
• Magnitud del esfuerzo de EPD u Operaciones.
• Si la solución es única o aplicable a un conjunto más amplio de clientes.
• Posibles riesgos asociados con la implementación.

6. Alineación propuesta y validación 📝

Las partes interesadas deben:

• Alinear en una propuesta y presentarla a la dirección para obtener una aprobación formal (go/no-go).
• Presentar la propuesta externamente al cliente, promoviendo negociaciones cuando sea necesario para asegurar que las expectativas sean compatibles.

6.1 Detalles de decisión

Es fundamental registrar los siguientes elementos en la documentación:

• Evaluar si se pueden satisfacer las necesidades del cliente en ese momento.
• Determinar las responsabilidades y plazos definidos, así como cualquier dependencia involucrada.

7. Compromiso y entrega 📅

La propuesta, una vez validada, debe:

• Incorpórase en la hoja de ruta del producto o las operaciones.
• Asignar los equipos y definir los plazos del proyecto.
• Compartir proactivamente cualquier desviación del plan o riesgo potencial en la ejecución.

Al seguir estos pasos, se garantiza una gestión de solicitudes eficiente, alineando todos los esfuerzos hacia el éxito del cliente y la organización. Esto construye confianza entre las partes y asegura que se aborden de manera adecuada y oportuna las solicitudes de productos y servicios.

Conclusión 🏁

El flujo de trabajo para solicitudes de productos y servicios no solo mejora la claridad y la colaboración entre departamentos, sino que también fortalece la relación con los clientes al garantizar que sus necesidades sean atendidas de manera efectiva y oportuna. Con este enfoque, las organizaciones pueden navegar por el complejo paisaje de las solicitudes y las operaciones de manera exitosa y responsable.