Planificación Estratégica de Offsite en Delivery Hero: Claves para el Éxito 🎯

El presente artículo explora un enfoque sistemático para la planificación de encuentros estratégicos que potencian la cohesión y la dirección en equipos de liderazgo.

1. Objetivos del Offsite y Preparación Previa 🎯

La realización de un offsite tiene como premisa principal la definición de la dirección estratégica de la organización y la búsqueda de una mayor unificación del equipo directivo a través de conexiones personales. La claridad en los objetivos es fundamental para el éxito del evento:

• Establecer la dirección estratégica: Definir a dónde queremos llegar al final de un periodo específico, abordando metas concretas que guiarán las acciones del equipo.
• Fomentar conexiones interpersonales: Crear lazos más fuertes entre los miembros del equipo, esencial para el trabajo colaborativo que se espera de un entorno híbrido.

La preparación previa se torna crucial. Los asistentes deben llegar con reflexiones sobre preguntas que guiarán las discusiones, como por ejemplo:

• ¿Cuáles son los caminos clave a seguir para alcanzar nuestros objetivos?
• ¿Qué cambios son necesarios para facilitar estos caminos?

Es recomendable desarrollar un formulario de RSVP que contemple restricciones dietéticas y la extensión de la participación del equipo tecnológico.

2. Estructura y Agenda del Offsite 🗓️

Una agenda bien estructurada, con tiempo perfectamente delimitado para cada actividad, ayuda a maximizar el enfoque y la productividad del evento. Al menos un 80% de los participantes deben completar ejercicios previos, lo que aumenta el compromiso y la participación en las sesiones:

• Desglose del tiempo: Reservar espacios amplios para las sesiones de breakout, donde grupos más pequeños pueden interactuar y tratar temas específicos. Estas sesiones tienden a generar mayor compromiso y propuestas efectivas.
• Normas básicas: Establecer reglas que fomenten la inclusión y el respeto por el tiempo de los demás es esencial para el bienestar del grupo.

El alcance y la complejidad del evento también dependen de la modalidad; en el caso de un offsite híbrido, se debe tener en cuenta la gestión de las diferencias horarias y la necesidad de involucrar adecuadamente a los participantes remotos.

3. Ejecución y Seguimiento del Evento 🔍

La ejecución del offsite debe ser fluida, con contactos claros y roles bien definidos para los organizadores. Un formato de checklist puede ser útil para asegurar que todos los detalles logísticos estén cubiertos, que incluyan:

• Reservas de salas: Asegurar espacios que fomenten la colaboración y la comunicación clara.
• Opciones de comida: Ofrecer diferentes alternativas que respeten las diversas necesidades alimenticias de los participantes.
• Presupuesto: Elaborar un presupuesto detallado que contemple todos los aspectos del evento.

La participación activa durante las sesiones es clave, y es importante definir indicadores de rendimiento previos al evento. Estos KPIs deben estar alineados con los objetivos estratégicos del offsite, garantizando un enfoque en el rendimiento y en los resultados esperados. Se debe crear un espacio para reflexionar tras el evento, analizando los logros y áreas de mejora.

Finalmente, tras el desarrollo del offsite, los líderes deben recibir un resumen claro con las decisiones y próximos pasos acordados; así como garantizar que cada decisión tomada esté documentada con claridad, lo que facilitará la evaluación y el seguimiento en las reuniones futuras.

Realizar un offsite exitoso es un esfuerzo colaborativo y estratégico que requiere una planificación adecuada y un compromiso colectivo. Siguiendo estas pautas, las organizaciones pueden fortalecer su dirección estratégica y cohesionar a su liderazgo para afrontar futuros desafíos con mayor efectividad.