Política de Viajes y Gastos en Latitud: Simplificación y Claridad ✈️

En Latitud, hemos trabajado para transformar una política de viajes y gastos compleja en un documento accesible que promueva la transparencia y facilite la gestión de recursos.

1. Introducción a la Política de Viajes y Gastos 📋

La política de viajes y gastos de una empresa no solo es esencial para el cumplimiento legal, sino que también juega un papel crucial en la cultura organizacional. En Latitud, entendemos que la claridad y la simplicidad son vitales para garantizar que todos los empleados comprendan las pautas y puedan seguirlas sin frustraciones. La intención de este documento es proporcionar información clave y accesible sobre los procesos de gastos y aprobación.

2. Proceso de Aprobación de Gastos ✅

Para evitar malentendidos, todo gasto debe ser aprobado antes de ser realizado. Los empleados deben publicar su solicitud en el canal #purchase-request de Slack y, además, CC a su gerente. Los gerentes, por su parte, deben asegurarse de que los gastos estén debidamente contabilizados dentro de su presupuesto asignado. Esto no solo facilita la supervisión financiera, sino que también ahorra tiempo tanto a los empleados como a la administración.

3. Uso de Tarjetas de Crédito Corporativas 💳

Se recomienda encarecidamente realizar las compras de la empresa utilizando las tarjetas de crédito corporativas, que son gestionadas por altos ejecutivos y gerentes senior. Si esto no es posible, el empleado puede solicitar un reembolso completando el formulario correspondiente, que debe enviarse lo antes posible. Asegurarse de que los pagos se realicen a través de medios corporativos ayuda a mantener una trazabilidad clara de los gastos.

4. Envío de Recibos y Documentación 📑

Para una adecuada gestión contable, los recibos deben ser enviados a la dirección de correo finance@latitud.com inmediatamente después de las transacciones. Mantener una documentación ordenada y pronta es crucial, dado que evita problemas futuros en la justificación de gastos y permite una revisión rápida por parte del equipo financiero.

5. Preguntas y Consultas 🎤

Si algún empleado tiene dudas o necesita más aclaraciones sobre la política, puede comunicarse directamente con el equipo de finanzas a través de Slack o por correo electrónico en el canal #finance-team. La comunicación efectiva es clave para esclarecer inquietudes antes de que se conviertan en problemas.

6. Consejos para Reservar Vuelos ✈️

Al planificar viajes, es fundamental reservar los vuelos con antelación, ya que los precios pueden incrementarse significativamente en el último minuto. La política establece un límite máximo de $1,500 para boletos de avión de ida y vuelta en clase económica, salvo que se haya obtenido aprobación para una mejora de clase. Los empleados deben ser conscientes de estos límites para una correcta planificación financiera.

7. Límites de Gastos Mensuales 💵

Cada empleado tiene un límite de gasto mensual predeterminado de $500. Este límite ayuda a controlar los gastos generales de la empresa y asegura que las finanzas se manejen de manera sostenible.

8. Detalles Específicos por Tipo de Gasto 📝

Los gastos se clasifican de la siguiente manera:

• Estipendio de Home Office: Los empleados remotos reciben un estipendio de $1,000 al unirse. Sin embargo, esta ayuda no se extiende a consultores o empleados a tiempo parcial.

• Comidas: Las comidas de trabajo no son reembolsables, pero los gastos de comidas durante viajes de negocios o reuniones externas son válidos dentro de los presupuestos establecidos.

• Reclutamiento: Gastos relacionados con el reclutamiento son reembolsables hasta $100 por candidato. Es importante añadir el nombre del candidato en la transacción.

• Regalos: No se pueden utilizar las tarjetas corporativas para adquirir regalos sin la debida consulta con el equipo de finanzas.

• Transporte Terrestre: Se pueden reembolsar gastos razonables de transporte hacia y desde aeropuertos y oficinas. Esto incluye servicios de transporte por aplicación o taxis.

• Alojamiento: Los empleados deben reservar hospedaje que sea conveniente y razonablemente precio. La política establece un parámetro de $200 por noche en la mayoría de las ciudades y hasta $400 en lugares como Nueva York o San Francisco.

• Entretenimiento: Los gastos durante salidas de equipo mientras se está viajando deben ser cubiertos por el miembro del equipo de mayor rango presente.

Conclusión 🎉

La Política de Viajes y Gastos en Latitud ha sido diseñada para fomentar un ambiente laboral más amable y directo. Al mantener procedimientos claros y accesibles, no solo facilitamos la vida de nuestros empleados, sino que también aseguramos que las finanzas de la empresa se mantengan sanas. En un entorno en el que cada centavo cuenta, ser proactivo en la gestión de gastos no solo ayuda a los empleados a ahorrar, sino que también protege los intereses de la empresa como un todo.