Estructura de historias en sistemas de diseño: El caso de BILL 🎨

La transformación de un sistema de diseño puede ser un reto significativo, especialmente en empresas que crecen a través de adquisiciones rápidas y que buscan optimizar sus procesos.

1. La complejidad del sistema de diseño y sus desafíos 🚧

El sistema de diseño de BILL había evolucionado hasta convertirse en una red intrincada de normas, patrones y componentes. Esta complejidad tenía como principal causa las múltiples adquisiciones realizadas, cada una añadiendo su propio conjunto de elementos y prácticas. Ante esta situación, surgieron quejas constantes sobre cómo el sistema estaba ralentizando el desarrollo de productos. Los equipos de ingeniería se encontraban en una encrucijada; necesitaban un enfoque que equilibrara la innovación con la eficiencia.

El desafío inicial fue entender que esta complejidad no solo era un problema técnico, sino también una cuestión cultural. Los miembros del equipo estaban frustrados, sintiéndose atrapados entre la necesidad de mover rápido y las restricciones impuestas por un sistema que no se adaptaba a su flujo de trabajo actual.

2. La importancia de la adopción interna y la alineación 🎯

Para resolver estos desafíos, era crucial priorizar la adopción interna del sistema de diseño. La adopción no solo se trataba de implementar herramientas y prácticas, sino de crear una narrativa que conectara a todos los niveles de la organización. Esto requería la colaboración cercana entre ingeniería, diseño y liderazgo.

El primer paso fue crear un espacio para el diálogo. Tartamudeos y quejas se transformaron en conversaciones constructivas, donde se identificaron las dificultades específicas enfrentadas por los equipos. Esta comunicación fue fundamental para generar un sentido de pertenencia y compromiso hacia el sistema de diseño.

El proceso de alineación interno tomó tiempo; fue intenso y demandante. Los equipos necesitaban llegar a un consenso sobre el valor del sistema y cómo podría ser mejor utilizado para acelerar la producción. Realizar una sesión de co-creación ayudó a facilitar el apoyo del liderazgo, convirtiéndolos en defensores del cambio y permitiendo un enfoque más cohesivo.

3. Manejo de la crítica y el feedback directo 💬

Una de las lecciones más importantes aprendidas por el equipo de diseño fue cómo manejar el feedback directo de un público interno que estaba acostumbrado a la inmediatez de los resultados. Cuando uno está inmerso en un entorno donde las opiniones son expresadas de forma contundente, puede ser difícil escudriñar entre la multitud de voces y encontrar un camino claro hacia adelante.

Este escenario planteó un reto: mientras que la cercanía al usuario interno podría facilitar la identificación de problemas, también podía llevar a una inmersión excesiva en cada queja, blanqueando la visión estratégica. Aprender a equilibrar las reacciones inmediatas con una perspectiva a largo plazo fue crucial para desarrollar soluciones efectivas.

La clave fue transformar la frustración en un motor de innovación. En lugar de caer en un modo de combate ante las críticas, el equipo adoptó un enfoque de escucha activa, segmentando las preocupaciones para determinar qué áreas requerían atención inminente y cuáles podían ser abordadas en un futuro más próximo.

Conclusión: Un camino hacia la transformación y la agilidad 🚀

La experiencia de BILL muestra que la complejidad en un sistema de diseño, especialmente en entornos de rápida expansión, no es un obstáculo insuperable. Mediante un enfoque estratégico que prioriza la adopción interna, fomenta la alineación entre equipos y gestiona efectivamente el feedback, las organizaciones pueden transformar sus sistemas de diseño para que sean motores de velocidad y eficiencia.

El legado de esta transformación no solo reside en la implementación de un nuevo sistema, sino en el aprendizaje continuo que surge al enfrentar estos desafíos. Al final, construir una narrativa colaborativa y escuchar las voces internas se traduce en un ecosistema donde tanto el diseño como el desarrollo de productos pueden florecer.